Conseils fiscaux

Revenus et dépenses d’entreprise : travailleur autonome et garderie en milieu familial

Une personne qui exploite une entreprise individuelle doit déclarer tous ses revenus d’entreprise et peut généralement déduire les dépenses raisonnables engagées pour gagner ces revenus. Cette règle s’applique autant au travailleur autonome qu’à la personne responsable d’un service de garde en milieu familial.

Le fichier Excel offert par Impotax permet de regrouper les renseignements nécessaires à la préparation de votre déclaration de revenus. Le premier onglet sert principalement à inscrire vos revenus et vos dépenses d’entreprise pour l’année.

À visionner sur la chaîne YouTube d’Impotax :
Revenus et dépenses d’entreprise — travailleur autonome et garderie en milieu familial

À quoi sert le fichier Excel?

Les fichiers Excel de Travail Autonome et de Garderie vous aident à :

regrouper vos revenus d’entreprise;
classer vos dépenses par catégorie;
distinguer les dépenses entièrement professionnelles des dépenses mixtes;
repérer certaines dépenses qui pourraient autrement être oubliées;
transmettre à Impotax un sommaire clair et structuré;
faciliter la préparation des formulaires fiscaux fédéral et québécois.

Le fichier est un outil de compilation. Vous devez conserver vos factures, reçus, contrats, relevés bancaires et autres pièces justificatives. Il n’est normalement pas nécessaire de remettre toutes ces pièces à Impotax, sauf si elles sont demandées pour vérifier une dépense ou une situation particulière.

Identification de l’entreprise

Commencez par inscrire les renseignements généraux concernant votre entreprise :

le nom de l’entreprise, s’il y a lieu;
la nature de l’activité;
l’adresse de l’entreprise;
le numéro d’entreprise ou les numéros de TPS et de TVQ, si vous êtes inscrit;
la date de début de l’activité, s’il s’agit de votre première année;
la période pendant laquelle l’entreprise a été exploitée;
le nom de toute personne ou société avec laquelle vous partagez les revenus ou les dépenses.

Un travailleur autonome exploite habituellement son entreprise personnellement. Les revenus et les dépenses sont alors déclarés dans sa déclaration de revenus personnelle, généralement au moyen du formulaire fédéral T2125 et du formulaire québécois TP-80.

Comment déclarer les revenus d’entreprise?

Vous devez déclarer tous les revenus gagnés dans le cadre de vos activités, qu’ils aient été reçus :

en argent comptant;
par chèque;
par virement Interac;
par carte de crédit ou de débit;
au moyen d’une plateforme en ligne;
sous forme de pourboires;
sous forme de troc ou d’échange de services;
sous forme de subvention, d’aide financière ou de remboursement lié à l’entreprise.

Le fait qu’aucun feuillet fiscal n’ait été émis ne dispense pas de déclarer un revenu. Les revenus doivent être déclarés à partir de vos factures, relevés bancaires, rapports de plateformes de paiement et autres registres.

Revenus d’un travailleur autonome

Le travailleur autonome doit inscrire la totalité de ses ventes, honoraires, commissions et autres revenus liés à son entreprise.

Selon la nature de ses activités, les revenus peuvent comprendre :

les services rendus aux clients;
la vente de produits;
les commissions;
les pourboires;
les revenus reçus par l’intermédiaire d’une plateforme;
les frais facturés aux clients;
certaines subventions ou aides financières;
les montants reçus en remboursement de dépenses facturées aux clients.

Les remboursements reçus d’un client ne doivent pas simplement être retranchés des dépenses. Ils doivent généralement être comptabilisés correctement afin d’éviter de sous-estimer les revenus ou de déduire deux fois une même dépense.

Revenus d’une garderie en milieu familial

La personne responsable d’un service de garde en milieu familial doit déclarer les sommes reçues relativement à l’exploitation de la garderie, notamment :

les contributions payées par les parents;
les sommes reçues d’un bureau coordonnateur;
les subventions gouvernementales;
les allocations ou compensations liées aux services de garde;
les frais supplémentaires facturés aux parents;
les frais de retard;
les frais pour des journées additionnelles;
les sommes reçues pour les repas, les collations ou certaines activités;
tout autre revenu directement lié au service de garde.

Il est important de rapprocher les revenus inscrits dans le fichier Excel avec les relevés bancaires, les relevés fournis par le bureau coordonnateur, les reçus remis aux parents et, s’il y a lieu, les relevés 24 produits.

Les revenus de garderie sont des revenus d’entreprise. Ils ne doivent pas être confondus avec les prestations familiales personnelles reçues pour vos propres enfants.

Revenus bruts, TPS et TVQ

Si vous n’êtes pas inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ, inscrivez normalement vos revenus et vos dépenses taxes comprises.

Si vous êtes inscrit, il faut généralement distinguer :

les revenus avant taxes;
la TPS perçue;
la TVQ perçue;
les crédits de taxe sur les intrants, ou CTI;
les remboursements de taxe sur les intrants, ou RTI.

La TPS et la TVQ perçues ne constituent normalement pas un revenu d’entreprise lorsqu’elles sont comptabilisées séparément. De la même façon, la partie récupérable des taxes sur les dépenses ne constitue généralement pas une dépense déductible.

Les services de garde sont généralement exonérés de TPS et de TVQ. Une garderie en milieu familial ne perçoit donc habituellement pas ces taxes sur ses services de garde et ne peut généralement pas réclamer de CTI ni de RTI pour les dépenses liées à ces services exonérés. Une analyse distincte pourrait toutefois être nécessaire si la personne exerce également d’autres activités commerciales.

Règle générale pour déduire une dépense

Une dépense d’entreprise doit généralement respecter les conditions suivantes :

elle a été engagée pour gagner un revenu d’entreprise;
elle est raisonnable dans les circonstances;
elle n’est pas de nature personnelle;
elle est appuyée par une pièce justificative;
elle n’a pas déjà été remboursée;
elle ne constitue pas une immobilisation qui doit être traitée séparément.

Une dépense n’est pas automatiquement déductible simplement parce qu’elle a été payée à partir du compte bancaire de l’entreprise. À l’inverse, une dépense professionnelle payée personnellement peut être déductible si elle est bien documentée et inscrite dans les registres de l’entreprise.

Achats, matériaux et fournitures

Cette catégorie peut comprendre les biens consommés ou utilisés dans le cadre normal des activités :

le matériel nécessaire pour effectuer les contrats;
les petites fournitures;
les produits destinés à la revente;
les matières premières;
les fournitures utilisées auprès des clients;
le matériel éducatif ou de bricolage d’une garderie;
les produits d’hygiène et d’entretien utilisés pour les enfants.

Les biens importants qui seront utilisés pendant plusieurs années, comme un ordinateur, un meuble, un appareil ou un équipement, ne doivent pas nécessairement être inscrits comme une dépense courante. Ils peuvent constituer des immobilisations assujetties aux règles de la déduction pour amortissement.

Publicité et promotion

Les dépenses de publicité peuvent notamment comprendre :

les annonces sur Internet ou les médias sociaux;
la conception et l’hébergement d’un site Web;
l’impression de cartes professionnelles ou de dépliants;
les affiches;
les frais de promotion;
certains cadeaux promotionnels portant le nom ou le logo de l’entreprise.

Il faut distinguer les dépenses publicitaires des repas, cadeaux personnels ou dépenses de représentation, qui peuvent être assujettis à des limites particulières.

Assurances

Vous pouvez inscrire les primes d’assurance directement liées à l’entreprise, par exemple :

l’assurance responsabilité professionnelle;
l’assurance responsabilité commerciale;
l’assurance couvrant le matériel de l’entreprise;
une protection particulière exigée pour exploiter une garderie en milieu familial.

La portion personnelle de l’assurance habitation ou automobile ne doit pas être inscrite entièrement comme dépense d’entreprise. La partie admissible doit être calculée dans la section appropriée du fichier.

Les primes d’assurance vie personnelles ne constituent généralement pas une dépense d’entreprise déductible.

Intérêts et frais bancaires

Les frais suivants peuvent notamment être déductibles lorsqu’ils sont liés à l’entreprise :

les frais mensuels d’un compte bancaire d’entreprise;
les frais de transaction;
les frais imposés par Square, PayPal, Stripe ou une autre plateforme;
les intérêts payés sur un emprunt utilisé pour gagner un revenu d’entreprise;
les frais liés à une carte de crédit utilisée pour l’entreprise.

Seule la portion professionnelle est admissible lorsque le compte, la marge de crédit ou la carte sert également à des fins personnelles.

Le remboursement du capital d’un emprunt n’est pas une dépense déductible. Seuls les intérêts et certains frais de financement peuvent être admissibles.

Honoraires professionnels

Cette catégorie peut comprendre :

les honoraires comptables;
les honoraires juridiques;
les frais de consultation;
les frais de préparation de contrats;
certains frais professionnels engagés pour exploiter l’entreprise;
les frais payés pour obtenir des conseils liés aux activités commerciales.

Les honoraires relatifs à une affaire strictement personnelle ne doivent pas être inscrits comme dépenses d’entreprise.

Permis, licences, cotisations et abonnements

Vous pouvez notamment inscrire :

les permis nécessaires à l’exploitation;
les licences commerciales;
les cotisations à une association professionnelle;
les abonnements à des logiciels;
les frais d’utilisation de plateformes;
les renouvellements exigés pour maintenir une accréditation;
les frais exigés par un bureau coordonnateur ou une association de services de garde, s’il y a lieu.

Une cotisation ou un abonnement doit être lié à votre activité professionnelle. Les abonnements personnels ne sont pas déductibles.

Fournitures de bureau

Les fournitures de bureau consommées dans le cadre de l’entreprise peuvent inclure :

le papier;
les enveloppes;
l’encre;
les crayons;
les dossiers;
les étiquettes;
les timbres;
les petits accessoires informatiques.

Un ordinateur, une imprimante ou un meuble de bureau important constitue généralement une immobilisation plutôt qu’une simple fourniture.

Téléphone, cellulaire et Internet

Vous pouvez déduire la partie raisonnable de vos frais de téléphone, de cellulaire ou d’Internet qui se rapporte à l’entreprise.

Si un même service est utilisé à des fins personnelles et professionnelles, vous devez estimer et justifier la proportion d’utilisation professionnelle. Le coût de base d’un service que vous auriez payé même sans exploiter l’entreprise peut être traité différemment des frais additionnels occasionnés par les activités commerciales.

Il est recommandé de conserver quelques mois représentatifs de factures ou de relevés d’utilisation pour appuyer le pourcentage réclamé.

Salaires et sous-traitance

Si vous avez payé une autre personne pour vous aider, indiquez notamment :

son nom;
la nature du travail effectué;
le montant payé;
son numéro de TPS et de TVQ, s’il y a lieu;
si cette personne était un employé ou un travailleur autonome.

La distinction entre un employé et un sous-traitant ne dépend pas uniquement du titre utilisé ou de la façon dont la personne est payée. Les conditions réelles de la relation de travail doivent être analysées.

Si vous avez un employé, vous pourriez avoir des obligations concernant les retenues à la source, les cotisations d’employeur, les relevés fiscaux et les normes du travail.

Vous ne pouvez pas déduire une rémunération simplement attribuée à votre conjoint ou à un enfant. Le travail doit réellement avoir été effectué, et la rémunération doit être raisonnable et correctement déclarée.

Formation

Les frais de formation peuvent être déductibles lorsqu’ils servent principalement à maintenir, mettre à jour ou améliorer les compétences utilisées dans une entreprise existante.

Une formation qui prépare à exercer une toute nouvelle profession ou à démarrer une entreprise complètement différente peut être considérée comme une dépense personnelle ou une dépense en capital. Son traitement doit alors être vérifié séparément.

Repas et frais de représentation

Les repas et frais de représentation engagés pour gagner un revenu d’entreprise sont généralement assujettis à une limite fiscale. Il faut inscrire le montant réellement payé dans le fichier et indiquer :

la date;
le nom des personnes présentes;
le lien avec l’entreprise;
la raison de la rencontre.

Un repas pris seul pendant une journée normale de travail n’est généralement pas déductible simplement parce que vous êtes travailleur autonome.

Les aliments achetés pour nourrir les enfants d’une garderie ne sont pas des frais de représentation. Ils constituent plutôt une dépense propre à l’exploitation du service de garde et doivent être inscrits dans la catégorie appropriée.

Nourriture d’une garderie en milieu familial

Les dépenses de nourriture peuvent représenter une partie importante des dépenses d’une garderie. Elles peuvent comprendre :

les repas servis aux enfants;
les collations;
le lait et les boissons;
les ingrédients utilisés pour préparer les repas;
certains produits alimentaires requis dans le cadre du service de garde.

La nourriture consommée par la famille de la responsable n’est pas une dépense d’entreprise. Il faut donc déterminer raisonnablement la partie des achats d’épicerie attribuable aux enfants gardés.

Il est recommandé de conserver les factures d’épicerie et d’utiliser une méthode cohérente permettant de séparer :

la consommation des enfants de la garderie;
la consommation de la responsable pendant les heures de garde, lorsqu’elle est admissible;
la consommation personnelle des autres membres de la famille.

Le fichier Excel peut vous aider à effectuer ce calcul. La méthode utilisée doit être raisonnable et pouvoir être expliquée en cas de vérification.

Jouets, activités et matériel éducatif

Une garderie peut généralement inscrire les dépenses raisonnables engagées pour les enfants, notamment :

les jouets;
les livres;
le matériel de bricolage;
les jeux éducatifs;
les fournitures pour les activités;
les frais de sorties;
les décorations utilisées dans la garderie;
le petit matériel de sécurité.

Les articles importants et durables, comme une structure de jeux, un module extérieur ou du mobilier, peuvent devoir être traités comme des immobilisations.

Lorsqu’un article est également utilisé par les enfants de la responsable ou par sa famille, seule la portion liée à la garderie peut être réclamée.

Entretien et produits sanitaires

Pour une garderie en milieu familial, les dépenses peuvent notamment comprendre :

les produits de nettoyage;
le savon;
le désinfectant;
les mouchoirs;
les gants;
les produits utilisés pour nettoyer les jouets;
certains articles sanitaires destinés aux enfants;
les frais de buanderie supplémentaires.

Si ces produits servent également à la famille, seule une proportion raisonnable doit être attribuée à la garderie.

Vêtements

Les vêtements ordinaires ne sont généralement pas déductibles, même s’ils sont achetés pour travailler ou s’ils sont portés exclusivement pendant les heures de travail.

Une exception peut s’appliquer à certains vêtements de protection ou uniformes particuliers qui ne peuvent raisonnablement pas être portés comme vêtements de tous les jours.

Frais de véhicule

Les dépenses de véhicule utilisées pour gagner un revenu d’entreprise doivent être inscrites et calculées dans la section prévue à cette fin. Il faut notamment conserver :

un registre des déplacements;
le kilométrage au début et à la fin de l’année;
la date et la destination de chaque déplacement professionnel;
le motif du déplacement;
les factures d’essence, d’entretien, d’assurance et d’immatriculation;
les documents relatifs à l’achat, au financement ou à la location du véhicule.

Les déplacements personnels ne sont pas déductibles. Pour une garderie, les déplacements effectués pour acheter de la nourriture ou du matériel, participer à une formation ou accompagner les enfants dans le cadre des activités peuvent être admissibles, selon les circonstances.

Frais de bureau à domicile

Les dépenses liées à l’utilisation de la résidence doivent être calculées séparément. Elles peuvent notamment comprendre une partie raisonnable :

de l’électricité;
du chauffage;
de l’assurance habitation;
des taxes municipales et scolaires;
de l’entretien;
des réparations;
du loyer;
des intérêts hypothécaires, lorsque les règles le permettent.

Le pourcentage admissible dépend notamment de la superficie utilisée pour l’entreprise et, lorsqu’une pièce est utilisée à la fois par l’entreprise et par la famille, du nombre d’heures d’utilisation professionnelle.

Dans le cas d’une garderie en milieu familial, plusieurs pièces peuvent être utilisées pendant les heures de garde. Le calcul doit donc tenir compte à la fois de la superficie et de la durée d’utilisation.

Réparations ou immobilisations?

Une dépense courante sert généralement à entretenir ou à réparer un bien sans en améliorer sensiblement la valeur ou la durée de vie. Elle peut habituellement être déduite dans l’année.

Une dépense en capital sert plutôt à acquérir un bien durable, à apporter une amélioration importante ou à procurer un avantage pendant plusieurs années. Elle doit généralement être ajoutée aux immobilisations et déduite progressivement selon les règles fiscales.

Exemples d’immobilisations possibles :

un ordinateur;
du mobilier;
un appareil;
de l’équipement professionnel;
une structure de jeux;
une rénovation importante;
un véhicule.

N’inscrivez pas automatiquement un achat important parmi les dépenses courantes. Fournissez plutôt à Impotax la facture et une description du bien afin que son traitement fiscal soit déterminé.

Dépenses mixtes

Plusieurs dépenses peuvent être à la fois personnelles et professionnelles :

le téléphone;
Internet;
l’automobile;
les frais de résidence;
l’épicerie d’une garderie;
certains équipements;
les produits d’entretien.

Vous devez inscrire seulement la partie professionnelle ou fournir les renseignements nécessaires au calcul de cette partie. Le pourcentage utilisé doit être raisonnable, constant et appuyé par une méthode vérifiable.

Une estimation arbitraire, comme réclamer automatiquement 50 % d’une dépense, n’est pas suffisante si elle ne correspond pas à l’utilisation réelle.

Dépenses payées personnellement

Il n’est pas nécessaire qu’une dépense ait été payée à partir d’un compte bancaire d’entreprise pour être déductible. Une dépense professionnelle payée avec votre carte ou votre compte personnel peut être inscrite, à condition de conserver la facture et d’éviter de la comptabiliser une deuxième fois.

Inversement, une dépense personnelle ne devient pas déductible simplement parce qu’elle a été payée avec le compte de l’entreprise.

Remboursements, subventions et aides financières

Si une dépense a été remboursée en totalité ou en partie, vous devez l’indiquer. Vous ne pouvez pas déduire une dépense qui a déjà été remboursée sans tenir compte du remboursement.

Selon la nature du programme, une subvention ou une aide financière peut :

devoir être ajoutée aux revenus;
réduire le coût d’une dépense;
réduire le coût fiscal d’une immobilisation.

Conservez les lettres, relevés ou avis expliquant la nature de toute aide reçue.

Dépenses personnelles non déductibles

Les dépenses suivantes ne sont généralement pas déductibles :

les retraits personnels;
les dépenses familiales;
les vêtements ordinaires;
les contraventions et pénalités;
l’impôt personnel;
les acomptes provisionnels d’impôt;
les cotisations personnelles au Régime de rentes du Québec;
les remboursements de capital d’un emprunt;
la portion personnelle du véhicule, du téléphone ou de la résidence;
les dépenses qui ne sont pas appuyées par des documents suffisants.

Un retrait effectué dans le compte bancaire de l’entreprise n’est pas un salaire ni une dépense. Il s’agit simplement d’un retrait personnel du propriétaire.

Conservation des pièces justificatives

Conservez notamment :

les factures et reçus;
les relevés bancaires et de cartes de crédit;
les factures remises aux clients;
les rapports de vente;
les contrats;
les registres de kilométrage;
les documents relatifs aux immobilisations;
les preuves de paiement;
les documents concernant les subventions;
les relevés du bureau coordonnateur;
les copies des relevés 24 et du sommaire 24, s’il y a lieu.

Les pièces justificatives doivent généralement être conservées pendant au moins six ans. Les documents relatifs à l’achat d’un immeuble, d’un véhicule ou d’une autre immobilisation devraient être conservés plus longtemps, notamment jusqu’à ce que le bien soit vendu et que les délais de conservation liés à cette vente soient expirés.

Une facture doit normalement indiquer le fournisseur, la date, la description de l’achat et le montant payé. Une simple preuve de paiement par carte ne permet pas toujours de déterminer la nature de la dépense.

Avant de transmettre le fichier à Impotax

Assurez-vous que :

tous les revenus ont été inscrits;
les revenus concordent avec vos relevés bancaires et autres registres;
les dépenses sont classées dans les bonnes catégories;
les dépenses personnelles ont été retirées;
les remboursements et subventions ont été indiqués;
les achats importants ont été identifiés;
les dépenses de véhicule et de bureau à domicile ont été complétées dans les sections appropriées;
les taxes ont été traitées correctement;
les pièces justificatives sont conservées;
les cellules demandant des précisions ont été remplies.

Évitez d’inscrire la même dépense dans plusieurs sections. Par exemple, une dépense d’essence inscrite dans le calcul du véhicule ne doit pas également être ajoutée aux dépenses générales.

En résumé

Le revenu net d’entreprise correspond essentiellement aux revenus d’entreprise moins les dépenses admissibles engagées pour les gagner. Une bonne compilation permet de réclamer les dépenses auxquelles vous avez droit tout en réduisant les risques d’erreur, d’oubli ou de double comptabilisation.

Le fichier Excel d’Impotax vous aide à organiser ces renseignements, mais chaque situation demeure différente. En présence d’une dépense inhabituelle, d’une subvention, d’une immobilisation importante ou d’une utilisation personnelle et professionnelle difficile à répartir, fournissez les renseignements et les documents pertinents afin qu’Impotax puisse déterminer le traitement fiscal approprié.

Sources officielles

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