De nombreux travailleurs autonomes exercent leurs activités à partir de leur domicile. C’est également le cas des responsables d’un service de garde en milieu familial et de certains propriétaires qui utilisent une pièce de leur résidence pour administrer leurs immeubles locatifs.

Une partie des dépenses du domicile peut alors être déductible. Cependant, la méthode de calcul doit être raisonnable, documentée et adaptée à l’utilisation réelle de chaque espace.

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Comment calculer les dépenses de bureau à domicile

Le fichier Excel offert par Impotax permet également de compiler les dépenses et de calculer automatiquement la portion pouvant être attribuée au bureau ou aux activités exercées à domicile.

1. Qui peut déduire des dépenses de bureau à domicile?

Travailleur autonome

Un travailleur autonome peut généralement déduire des dépenses liées à l’utilisation de son domicile si l’une des conditions suivantes est remplie :

• le domicile constitue son principal lieu d’affaires;
• l’espace est utilisé exclusivement pour gagner un revenu d’entreprise et pour rencontrer des clients ou des patients de façon régulière et continue.

Le principal lieu d’affaires n’est pas nécessairement l’endroit où le travailleur passe le plus grand nombre d’heures. Par exemple, un entrepreneur qui travaille sur différents chantiers peut tout de même avoir son principal lieu d’affaires à domicile s’il y effectue ses tâches administratives essentielles : prise de rendez-vous, facturation, tenue des dossiers, achats et gestion de l’entreprise.

Lorsqu’un espace constitue le principal lieu d’affaires, il n’est pas obligatoire qu’il soit exclusivement réservé à l’entreprise. Il faut toutefois réduire la déduction pour tenir compte de son utilisation personnelle. Pour connaître les critères détaillés, consultez l’Agence du revenu du Canada – Frais d’utilisation de la résidence aux fins de l’entreprise.

Garderie en milieu familial

Une garderie exploitée dans une résidence constitue normalement une entreprise exercée à domicile. Les espaces utilisés peuvent comprendre notamment :

• la salle de jeux;
• la cuisine et la salle à manger;
• la salle de bain;
• les chambres utilisées pour la sieste;
• le sous-sol;
• les corridors;
• la cour extérieure;
• les autres espaces auxquels les enfants ont accès.

Il faut distinguer les pièces réservées exclusivement à la garderie de celles qui sont partagées avec la famille. Les pièces partagées nécessitent généralement une répartition fondée à la fois sur leur superficie et sur le nombre d’heures d’utilisation pour la garderie.

Les dépenses de nourriture, les jouets, le matériel éducatif et les fournitures destinées aux enfants sont des dépenses d’entreprise distinctes. Elles ne doivent pas être incluses une deuxième fois dans le calcul des dépenses du domicile. L’ARC confirme notamment qu’une garderie peut déduire les articles de maison utilisés par les enfants ainsi que la nourriture achetée pour les nourrir dans son guide sur les revenus et dépenses d’un travail indépendant.

Propriétaire d’immeubles locatifs

Un propriétaire peut utiliser une pièce de sa résidence pour administrer ses immeubles locatifs, notamment pour :

• préparer les baux et les avis;
• communiquer avec les locataires;
• conserver les dossiers;
• payer les factures;
• tenir les registres de revenus et de dépenses;
• organiser les réparations;
• produire les relevés 31;
• effectuer les tâches administratives liées aux immeubles.

Une dépense n’est toutefois pas déductible simplement parce que le propriétaire travaille occasionnellement à la maison. Elle doit avoir un lien réel avec la production des revenus locatifs, et la portion réclamée doit être raisonnable et démontrable.

Les règles applicables aux revenus de location ne sont pas toujours identiques à celles d’une entreprise active. Impotax déterminera donc la portion admissible selon la nature des activités, l’importance du parc immobilier, l’utilisation réelle de l’espace et les documents disponibles.

Revenu Québec présente les principales dépenses pouvant être déduites des revenus locatifs dans sa page sur les dépenses courantes d’un immeuble locatif.

2. Pièce dédiée ou espace partagé

La méthode de calcul dépend principalement du type d’espace utilisé.

Pièce réservée exclusivement au travail

Une pièce dédiée est utilisée uniquement pour l’entreprise, la garderie ou l’administration des immeubles locatifs.

La répartition peut généralement être fondée sur la superficie :

Superficie de la pièce ÷ superficie totale aménagée du domicile

Par exemple :

• superficie du bureau : 120 pi²;
• superficie totale du domicile : 1 200 pi²;
• pourcentage d’utilisation : 120 ÷ 1 200 = 10 %.

Dans cet exemple, 10 % des dépenses communes admissibles pourraient être attribuées au bureau, sous réserve des règles fiscales applicables.

Espace partagé avec la famille

Lorsqu’une pièce sert aussi à des fins personnelles, il faut normalement ajouter un facteur basé sur le temps.

La formule générale est la suivante :

Pourcentage de superficie × pourcentage de temps × période d’utilisation

Par exemple :

• bureau partagé : 120 pi²;
• résidence : 1 200 pi²;
• utilisation professionnelle : 40 heures par semaine;
• nombre total d’heures dans une semaine : 168.

Calcul :

• superficie : 120 ÷ 1 200 = 10 %;
• temps : 40 ÷ 168 = 23,81 %;
• pourcentage final : 10 % × 23,81 % = 2,38 %.

Si les dépenses communes admissibles totalisent 18 000 $, la portion attribuable à cet espace serait d’environ :

18 000 $ × 2,38 % = 428,40 $

Si l’activité n’a été exercée que pendant une partie de l’année, le calcul doit également être réduit selon le nombre de mois d’utilisation.

3. Calcul particulier pour une garderie en milieu familial

Pour une garderie, il est souvent préférable de calculer séparément chaque type d’espace.

Espaces réservés exclusivement à la garderie

Une pièce utilisée uniquement pour la garderie peut être répartie selon sa superficie, sans réduction pour l’utilisation personnelle.

Espaces partagés

Pour la cuisine, la salle à manger, la salle de bain, les corridors et les autres espaces utilisés également par la famille, il faut généralement tenir compte :

• de la superficie utilisée;
• du nombre d’heures d’ouverture de la garderie;
• du nombre de jours d’exploitation;
• du nombre de mois d’activité pendant l’année.

Par exemple, si 75 % de la résidence est accessible aux enfants et que la garderie est ouverte 50 heures par semaine :

75 % × 50 ÷ 168 = 22,32 %

Ce pourcentage pourrait servir à répartir les dépenses communes, sous réserve des particularités de chaque dépense.

Les périodes consacrées à la préparation, au nettoyage, à la désinfection ou à l’administration peuvent également être considérées lorsqu’elles sont raisonnables, directement liées à la garderie et correctement documentées.

4. Dépenses communes pouvant être réparties

Selon la situation, les dépenses suivantes peuvent notamment être considérées :

• chauffage;
• électricité;
• eau;
• bois de chauffage;
• location du chauffe-eau;
• assurance habitation;
• système d’alarme;
• extermination;
• entretien général;
• réparations mineures;
• taxes municipales et scolaires;
• intérêts hypothécaires;
• loyer du domicile;
• certains frais de copropriété;
• portion professionnelle raisonnable de l’accès Internet;
• autres dépenses directement liées à l’espace utilisé.

Un propriétaire ne peut pas déduire à la fois le loyer et les intérêts hypothécaires. Le loyer concerne une personne locataire de son domicile, tandis que les intérêts hypothécaires peuvent concerner une personne propriétaire.

Le remboursement du capital de l’hypothèque n’est jamais une dépense déductible.

5. Dépenses directes, communes, personnalisées et exclues

Le fichier Excel d’Impotax permet de choisir différentes méthodes selon la nature de la dépense.

Dépense commune

Une dépense commune concerne l’ensemble du domicile. Elle est multipliée par le pourcentage raisonnable d’utilisation professionnelle.

Exemples :

• chauffage;
• électricité;
• assurance habitation;
• taxes foncières;
• intérêts hypothécaires;
• loyer;
• entretien général.

Dépense directe

Une dépense directe vise uniquement l’espace de travail ou la garderie.

Par exemple, si le bureau est utilisé exclusivement pour l’entreprise, le coût pour repeindre uniquement cette pièce peut être entièrement attribuable à l’entreprise.

Pour une garderie, certaines réparations peuvent être déductibles si les dommages résultent du fonctionnement normal de la garderie et qu’aucun remboursement n’a été reçu de l’assureur.

Pourcentage personnalisé

Certaines dépenses ne devraient pas être réparties uniquement selon la superficie.

Par exemple, l’utilisation professionnelle d’Internet peut être évaluée selon :

• le nombre d’utilisateurs;
• le temps d’utilisation;
• les besoins de l’entreprise;
• la consommation de données;
• toute autre méthode raisonnable.

Le pourcentage retenu doit pouvoir être expliqué en cas de vérification.

Dépense exclue

Une dépense sans lien avec l’espace professionnel ne peut pas être déduite.

Par exemple :

• peinture d’une chambre personnelle;
• rénovation d’une salle de bain non utilisée pour l’entreprise;
• aménagement paysager sans lien avec les activités;
• dépenses personnelles de décoration;
• remboursement du capital hypothécaire;
• valeur du travail effectué par le propriétaire lui-même.

6. Réparations courantes ou dépenses en capital?

Il est important de distinguer une réparation courante d’une amélioration en capital.

Une dépense courante sert généralement à entretenir le bien ou à le remettre dans son état normal. Elle peut être déductible dans l’année.

Une dépense en capital procure habituellement un avantage durable ou améliore sensiblement le bien. Il peut notamment s’agir :

• du remplacement complet des fenêtres;
• d’une nouvelle toiture;
• d’une nouvelle fournaise;
• d’un agrandissement;
• d’une rénovation majeure;
• d’une transformation permanente de la résidence.

Ces dépenses ne doivent pas être inscrites comme de simples frais d’entretien. Elles peuvent plutôt être assujetties aux règles de la déduction pour amortissement.

7. Attention à la déduction pour amortissement sur la résidence

Un travailleur autonome peut, dans certaines circonstances, demander une déduction pour amortissement sur la partie de sa résidence utilisée pour l’entreprise. Cette décision est toutefois généralement déconseillée sans analyse fiscale préalable.

La déduction pour amortissement peut notamment :

• entraîner une récupération d’amortissement lors de la vente;
• rendre une partie du gain imposable;
• compliquer l’exemption pour résidence principale;
• créer une distinction entre la partie personnelle et la partie utilisée pour produire un revenu.

L’ARC précise que la vente d’une résidence pour laquelle une DPA a été demandée peut entraîner l’application des règles relatives au gain en capital et à la récupération d’amortissement. Il est donc préférable de consulter un fiscaliste avant de demander une DPA sur la partie résidentielle.

8. Limite de la déduction et report aux années suivantes

Pour un travailleur autonome, les dépenses liées à l’utilisation du domicile ne peuvent pas servir à créer ou à augmenter une perte d’entreprise.

La déduction est limitée au revenu net de l’entreprise calculé avant les frais de bureau à domicile. La portion inutilisée peut généralement être reportée à une année ultérieure, à condition qu’elle soit appliquée à la même entreprise.

Par exemple :

• dépenses admissibles de bureau à domicile : 4 000 $;
• revenu net avant ces dépenses : 2 500 $;
• déduction maximale de l’année : 2 500 $;
• montant reporté : 1 500 $.

Il est important de conserver un suivi annuel des montants reportés.

9. TPS, TVQ et remboursement des taxes

Lorsqu’un travailleur autonome est inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ, il peut avoir droit à des crédits de taxe sur les intrants et à des remboursements de taxe sur les intrants relativement à certaines dépenses.

La partie des taxes récupérée ne doit pas être déduite une deuxième fois comme dépense d’entreprise.

Les services de garde ainsi que la location résidentielle à long terme sont généralement des fournitures exonérées. Dans ces situations, les règles relatives à la récupération de la TPS et de la TVQ peuvent être différentes, et les taxes payées peuvent demeurer incluses dans les dépenses.

10. Plusieurs activités exercées dans le même domicile

Une même personne peut utiliser son domicile pour plus d’une activité, par exemple :

• travail autonome;
• garderie en milieu familial;
• administration d’immeubles locatifs.

Chaque activité doit être calculée séparément. La même dépense et le même espace ne peuvent pas être réclamés deux fois.

Si deux activités utilisent la même pièce, il faut répartir raisonnablement l’espace et le temps entre elles. Le total des pourcentages réclamés ne doit pas dépasser l’utilisation réelle du domicile.

11. Documents à conserver

Conservez notamment :

• les factures annuelles de chauffage et d’électricité;
• les comptes de taxes municipales et scolaires;
• les relevés d’intérêts hypothécaires;
• le bail et les preuves de paiement du loyer;
• les factures d’assurance habitation;
• les factures d’entretien et de réparation;
• les factures d’Internet;
• le calcul de la superficie totale;
• les dimensions de l’espace de travail;
• les heures et périodes d’utilisation;
• les explications justifiant les pourcentages personnalisés;
• le détail des montants reportés des années précédentes.

Une copie du plan de la résidence, un croquis ou des photographies peuvent également aider à démontrer l’utilisation des différentes pièces.

12. Principales erreurs à éviter

Voici les erreurs les plus fréquentes :

• réclamer une pièce entière alors qu’elle est aussi utilisée à des fins personnelles;
• oublier le facteur temps pour un espace partagé;
• utiliser seulement les heures d’ouverture sans considérer les 168 heures de la semaine;
• inscrire le remboursement du capital hypothécaire;
• réclamer à la fois le loyer et les intérêts hypothécaires;
• déduire une rénovation majeure comme une réparation courante;
• déduire deux fois une dépense ou une taxe récupérée;
• utiliser le même pourcentage pour toutes les dépenses sans vérifier s’il est raisonnable;
• réclamer une DPA sur la résidence sans analyser les conséquences;
• oublier de limiter la déduction au revenu net de l’entreprise;
• oublier de conserver le suivi des dépenses reportées.

Utilisez le fichier Excel d’Impotax

Le fichier Excel d’Impotax vous permet notamment :

• d’inscrire la superficie totale du domicile;
• d’indiquer la superficie utilisée;
• de distinguer une pièce dédiée d’un espace partagé;
• d’inscrire les heures et les mois d’utilisation;
• de choisir une méthode commune, directe, personnalisée ou exclue;
• de calculer automatiquement la portion admissible;
• d’appliquer la limite liée au revenu net;
• de suivre le montant reporté à l’année suivante.

Remplissez uniquement les cellules jaunes et conservez les factures ainsi que les explications justifiant votre méthode de répartition.

Les renseignements présentés sont de nature générale. L’admissibilité d’une dépense dépend de l’utilisation réelle du domicile, de la nature de l’activité et des documents disponibles. Impotax déterminera le traitement fiscal applicable lors de la préparation de votre déclaration de revenus.

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